Sala uszyta na miarę, czyli różne ustawienia sal konferencyjnych

Indywidualne podejście do każdego wydarzenia jest kluczem do osiągnięcia sukcesu

Powyższe motto przekłada się również na sposób wykorzystania przestrzeni, a mówiąc o przestrzeni i projektowaniu wydarzenia bezwzględnie musimy uwzględnić sposób ustawienia sali. Co więcej, będzie to konieczne aby w pierwszej kolejności dobrać odpowiednie obiekty (bo  jeśli sala mieści 100 osób w ustawieniu konferencyjnym, to w układzie szkolnym pomieści zdecydowanie mniej). Zanim zdecydujemy się na konkretne ustawienie, powinniśmy odpowiedzieć na kilka pytań: jaki jest cel wydarzenia, jak powinna wyglądać interakcja  prowadzącego z uczestnikami, czy uczestnicy wydarzenia będą notować lub korzystać z komputera. Tym samym będziemy w stanie odpowiedzieć na pytanie, które ustawienie  zapewni najwyższy komfort oraz swobodę zarówno uczestnikom jak i prowadzącym.

Aby ułatwić Wam dobór odpowiedniego ustawienia, poniżej znajdziecie „ściągę” prezentującą typy oraz ich podstawowe zalety i wady.

Teatr
(Auditorium Style, Theatre style)

Wykorzystanie: prezentacje produktów, konferencje, kongresy,
Liczba uczestników: dowolna liczba delegatów, choć częściej dotyczy większych wydarzeń,
Kształt: maksymalne wykorzystanie przestrzeni poprzez ustawienie krzeseł przed stanowiskiem prelegenta w równoległych rzędach,
Zalety: dobre rozwiązanie dla dużej liczby słuchaczy,
Wady: konieczność zapewnienia podwyższenia dla mówcy, brak przestrzeni do robienia notatek, mniejsza możliwość uaktywniania uczestników,

Podkowa
(U-shape)

Wykorzystanie: zebrania zarządu, spotkania grup dyskusyjnych, podczas których ważną rolę odgrywa mówca,
Liczba uczestników: spotkania małe i średnie, wymagające przestrzeni do pracy podczas spotkania (notatki, laptop) oraz udogodnień audiowizualnych w celu przeprowadzenia prezentacji,
Kształt: równolegle do ścian ustawione blaty stołów przy których znajdują się krzesła, wykorzystanie trzech stron pomieszczenia,
Zalety: porządek w przestrzeni pracy, możliwość dyskusji bezpośredniej między prowadzącym a uczestnikami oraz idealne rozwiązanie aby czynnie angażować uczestników w prezentację audiowizualną,
Wady: niestety ogranicza liczbę uczestników do średnich grup,

Rada nadzorcza
(Boardroom Style)

Wykorzystanie: zebrania o charakterze oficjalnym,
Liczba uczestników: konferencje dla niewielkiej grupy osób,
Kształt: uczestnicy zasiadają po dwóch stronach stołu naprzeciwko siebie,
Zalety: dobry wzajemny kontakt uczestników,
Wady: mała możliwość wykorzystania prezentacji audiowizualnych, nie ma miejsca dla mówcy i nie sprawdza się w przypadku większych grup,

Klasa
(Classroom Style)

Wykorzystanie: zebrania, spotkania edukacyjne wymagające przestrzeni do pracy (laptop, notes)
Liczba uczestników: małe lub średnie grupy słuchaczy na dużej przestrzeni,
Kształt: rzędy stołów z krzesłami ustawionych równolegle do przestrzeni jaką u czoła sali zajmuje mówca,
Zalety: prowadzący ma lepszy widok na uczestników spotkania, idealne na długie sesje, pozwala umieścić na stołach napoje i materiały szkoleniowe lub reklamowe,
Wady: uczestnicy nie widzą siebie nawzajem,

Bankiet I
(Banquet Style, Dinner/Dance Layout)

Wykorzystanie: spotkania z cateringiem, uroczyste kolacje, gale
Liczba uczestników: zależy jedynie od wielkości sali,
Kształt: uczestnicy siedzą wokół okrągłych stołów rozmieszczonych w sali,
Zalety: możliwość zapewnienia wygodnego zasiadania uczestników i swobodnego spożywania posiłku podczas jednoczesnego uczestniczenia w wydarzeniu,
Wady: nie wszyscy uczestnicy mogą być przodem do mówcy,

Bankiet II
(Cabaret Style)

Wykorzystanie: kolacje połączone z dłuższymi występami lub przemowami na scenie,
Liczba uczestników: zależy jedynie od wielkości sali,
Kształt: wokół okrągłych stołów krzesła rozlokowane są tak aby wszyscy zasiadający byli przodem do sceny, po środku pozostawiona jest pusta przestrzeń,
Zalety: możliwość zapewnienia wygodnego zasiadania uczestników i swobodnego spożywania posiłku podczas jednoczesnego uczestniczenia w wydarzeniu,
Wady: mniejsza ilość uczestników ze względu na specyfikację stołów i ograniczenie przestrzeni z krzesłami,

Koktajl
(Stand-up Reception)

Wykorzystanie: nieformalne spotkania z poczęstunkiem, popularne podczas uprawiania „networkingu”,
Liczba uczestników: większe grupy uczestników,
Kształt: stoły o podwyższonym blacie, przystosowane do pozycji stojącej, brak krzeseł,
Zalety: pełna socjalizacja uczestników i swoboda poruszania się po pomieszczeniu, możliwość spożywania podawanych przekąsek bez konieczności zasiadania na krześle,
Wady: brak przestrzeni do notowania, brak miejsc siedzących,

Autorski

Czasami wydarzenie, wymaga połączenia kliku z powyższych, taką kombinację nazywamy układem autorskim. Przedstawiciele Obiektów często stosują taki układ w sytuacji gdy sala posiada niestandardowe kształty lub wymiary.

Ustawienie sali zależy od potrzeb organizatora i pomysłowości Event Managera 

Zwróćmy uwagę na zapewnienie wszystkim delegatom dobrej widoczności , umiejętnie omijając słupy i skosy. Zadbajmy o ciągi komunikacyjne w tym podstawowy, czyli wyjście ewakuacyjne ale pomyślmy również o dojściu do sceny, wyjściu do toalety. Nie bez znaczenia będzie rozmieszczenie źródeł prądu – bo to one zapewnią nam wizualną oprawę wydarzenia.

A jakie układy najczęściej są wykorzystywane przez Was podczas organizacji wydarzenia? Może wśród czytelników znajdują się pracownicy Obiektów i podzielą się z nami przykładami ustawień Autorskich w swoich Hotelach?

Z niecierpliwością czekamy na Wasze opinie na naszym FB 🙂